L’xFIR è il nuovo formulario digitale previsto dal RENTRI per accompagnare i rifiuti durante il trasporto e garantire una tracciabilità elettronica completa lungo tutta la filiera. Dal 13 febbraio 2026 l’uso dell’xFIR diventerà operativo per molti operatori iscritti: una data che segna un passaggio concreto, perché il formulario non sarà più un documento cartaceo statico, ma un file digitale progressivo che si completa per fasi, viene firmato digitalmente e rimane sempre coerente per tutti i soggetti coinvolti.
Il senso della digitalizzazione è chiarissimo e tutto operativo:
- ridurre gli errori formali e sostanziali,
- eliminare copie mancanti o restituite tardi,
- rendere verificabile ogni fase del viaggio del rifiuto,
- avere dati già pronti per registri e trasmissioni RENTRI quando previste.
Questa guida spiega in modo pratico che cos’è l’xFIR, chi deve usarlo, come funziona nelle varie fasi, quali firme servono, come gestire i casi particolari e come, dal 13 febbraio 2026, l’intero processo sarà gestibile in modo lineare e sicuro con Rifiuti Guru, anche in mobilità tramite app.
Che cos’è l’xFIR e perché è diverso dal formulario cartaceo
L’xFIR è un documento nativamente informatico con estensione .xFIR. Non è una scansione né un PDF: nasce digitale e resta digitale fino all’archiviazione. È definito un file “contenitore” perché include e mantiene tutte le versioni aggiornate del formulario durante il trasporto: ogni soggetto integra solo la propria parte e ogni integrazione è tracciata e firmata digitalmente.
Le differenze chiave rispetto al cartaceo sono:
- Nativo digitale: conforme alle specifiche RENTRI, non derivato da stampa.
- Progressivo: si completa in più passaggi lungo la filiera, non “tutto subito”.
- Firmato per fasi: produttore/detentore, trasportatore(i), destinatario firmano nei momenti previsti.
- Dati validati: controlli strutturali riducono errori, omissioni e incoerenze.
In pratica, il formulario non passa più “di mano come un foglio”, ma viaggia come file unico condiviso tra gli attori della filiera.
Chi è obbligato all’xFIR dal 13 febbraio 2026
La regola fondamentale è questa: la modalità del formulario dipende dall’obbligo del produttore/detentore.
- Se il produttore/detentore è tenuto all’xFIR, tutta la filiera lavora in digitale.
- Se non lo è, tutta la filiera resta sul cartaceo.
Dal 13/02/2026 trasportatori e impianti dovranno quindi gestire entrambe le modalità, perché si troveranno a operare sia con produttori obbligati al digitale sia con produttori che restano sul FIR cartaceo.
I tre scenari pratici
1) Solo xFIR obbligatorio
Per i produttori/detentori iscritti al RENTRI che generano rifiuti da lavorazioni industriali, artigianali o da attività di trattamento, con più di 10 dipendenti, l’xFIR sarà obbligatorio dal 13 febbraio 2026 per rifiuti pericolosi e non pericolosi.
2) xFIR obbligatorio solo per i pericolosi
Per i produttori industriali o artigianali con fino a 10 dipendenti e per gli iscritti al RENTRI nei settori agricolo, costruzioni e demolizioni, commercio, servizi e sanitario, la regola è:
- rifiuti pericolosi in xFIR obbligatorio;
- rifiuti non pericolosi normalmente cartacei, con facoltà di usare l’xFIR.
3) Solo formulario cartaceo
Per i produttori non iscritti al RENTRI per rifiuti non pericolosi resta il formulario cartaceo.
Questa distinzione è cruciale: evita di impostare l’intera filiera su una modalità errata e riduce il rischio di blocchi operativi.
Struttura dell’xFIR: le 6 fasi del formulario digitale
Il formulario digitale segue una sequenza standard in sei fasi, con responsabilità chiare per ciascun ruolo.
1. Emissione e vidimazione digitale
Prima della partenza l’xFIR viene emesso dal produttore/detentore (o dal trasportatore su incarico). Finché non viene firmato:
- può essere modificato,
- può essere annullato solo da chi lo ha vidimato,
- genera un numero xFIR che lo rende visibile all’intera filiera.
2. Compilazione iniziale
All’avvio del trasporto l’xFIR deve contenere i dati essenziali, tra cui:
- soggetti coinvolti (produttore/detentore, trasportatore/i, destinatario, intermediario se presente),
- caratteristiche del rifiuto e quantità (anche stimata, dove previsto),
- data e ora di partenza,
- conducente e targa del mezzo.
3. Firma iniziale
Produttore/detentore e trasportatore iniziale firmano digitalmente prima della partenza. Dopo questa firma:
- i dati principali diventano immodificabili,
- l’xFIR non è più annullabile.
4. Integrazioni durante il trasporto
Il trasportatore può integrare il documento solo nei casi previsti:
- trasbordo totale o parziale,
- sosta tecnica,
- annotazioni operative,
- allegati.
Ogni integrazione resta nello stesso xFIR ed è firmata digitalmente dal trasportatore che la registra. In caso di trasbordo, entra un nuovo trasportatore in filiera, prende in carico e firma la propria parte, mantenendo la tracciabilità senza discontinuità.
5. Accettazione o respingimento a destino
All’arrivo in impianto il destinatario:
- registra l’arrivo,
- accetta o respinge (totale o parziale),
- firma digitalmente l’esito.
In caso di respingimento, il viaggio prosegue con lo stesso xFIR aggiornato verso un nuovo impianto o verso il produttore. Non si emette un nuovo formulario.
6. Copia completa, restituzione e conservazione
Dopo la firma del destinatario nasce la copia completa dell’xFIR:
- il destinatario la restituisce entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico,
- tutti gli altri soggetti la scaricano entro 90 giorni dalla restituzione,
- la copia completa va portata in conservazione digitale a norma almeno una volta l’anno.
Firma digitale dell’xFIR: strumenti ammessi
Le modalità di firma previste sono:
- firma elettronica qualificata eIDAS (personale o sigillo),
- firma elettronica avanzata eIDAS (CIE o TS-CNS),
- firma remota RENTRI con certificato disponibile nell’area operatore e firma tramite OTP (valida nell’ecosistema RENTRI).
Ogni operatore firma solo quando previsto dal proprio ruolo nella filiera.
Trasmissione dei dati al RENTRI per rifiuti pericolosi
Per i rifiuti pericolosi, produttore/detentore, trasportatore e destinatario iscritti al RENTRI trasmettono al RENTRI i dati degli xFIR tramite interoperabilità o servizi di supporto. Le tempistiche sono:
- produttore/detentore: entro 10 giorni lavorativi dallo scarico;
- trasportatore: entro 10 giorni lavorativi dalla consegna a destino;
- destinatario: entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico.
Si trasmettono i dati della copia completa firmata dal destinatario. Se la copia completa non è ancora disponibile entro i termini, ogni soggetto invia i dati in suo possesso e poi effettua una seconda trasmissione quando riceve la copia completa.
Intermediari/commercianti senza detenzione e consorzi: non compilano né firmano, non trasmettono dati, ma devono essere presenti nel formulario con i propri dati.
Copia di supporto e controlli su strada
Durante il trasporto l’xFIR può essere:
- esibito da dispositivo mobile, oppure
- accompagnato da una stampa del formulario digitale non firmata, utile come supporto ai controlli su strada.
App ufficiale RENTRI FIR Digitale
L’app RENTRI rappresenta il riferimento istituzionale per firma e consultazione degli xFIR, quindi è utile quando occorre visualizzare un formulario digitale o sottoscriverlo nei passaggi previsti.
Per l’operatività quotidiana, invece — cioè creare, completare, gestire e chiudere gli xFIR in modo fluido e senza intoppi — l’ambiente consigliato è Rifiuti Guru, che mette a disposizione anche un’app dedicata per lavorare in mobilità lungo tutta la filiera.
Flusso operativo dell’xFIR in Rifiuti Guru dal 13 febbraio 2026
Dal 13 febbraio 2026 l’intero ciclo dell’xFIR sarà gestibile in modo completo con Rifiuti Guru, seguendo le regole RENTRI ma con un percorso guidato per ruolo. Il flusso operativo ricalca la vita del formulario, con controlli che evitano errori e condivisione immediata con tutta la filiera.
Crea e firma l’xFIR in Rifiuti Guru
- Crei “Nuovo xFIR” e inserisci i dati minimi: produttore/detentore, destinatario, trasportatore, rifiuto.
- Quantità e dati di viaggio possono essere aggiunti fino alla firma iniziale.
- Con la vidimazione, l’xFIR viene generato ed è visibile a tutta la filiera tramite numero formulario.
- Prima della partenza completi: quantità e unità di misura, conducente, targa, data/ora di inizio trasporto.
- Produttore e trasportatore firmano digitalmente. Da quel momento:
- dati principali bloccati,
- nessun annullamento possibile.
Integrazioni in viaggio nello stesso documento
In viaggio il trasportatore può registrare, sempre nello stesso xFIR:
- trasbordo totale (entra un nuovo trasportatore),
- trasbordo parziale,
- sosta tecnica,
- annotazioni,
- allegati.
Ogni evento è firmato digitalmente dal trasportatore che lo inserisce; il nuovo trasportatore firma la presa in carico quando entra in filiera.
Dopo l’accettazione: cosa resta possibile fare
Una volta che il destinatario accetta il rifiuto, l’xFIR è chiuso sui dati essenziali. Restano:
- immodificabili: soggetti, rifiuto, quantità, viaggio;
- possibili: solo annotazioni e allegati finali.
Gli allegati caricati dopo accettazione non richiedono firma, così la tracciabilità può essere completata senza alterare il contenuto ufficiale del formulario.
Stati dell’xFIR sempre chiari
Rifiuti Guru mostra sempre lo stato del formulario e abilita solo le azioni ammesse:
- In attesa dati: mancano quantità o dati di viaggio.
- In attesa firma: un soggetto deve firmare.
- In carico a nuovo trasportatore: è avvenuto un trasbordo.
- In attesa accettazione: destinatario deve fare esito e firma.
- Accettato / Respinto / Annullato: chiusura del flusso.
Nella web app trovi una sezione Formulari dove vedi sia gli xFIR creati in Rifiuti Guru sia quelli acquisiti quando emessi o aggiornati da altri soggetti della filiera.
App Rifiuti Guru: xFIR e firme in mobilità
Dal 13 febbraio 2026, con l’app Rifiuti Guru puoi gestire l’xFIR sul campo in modo completo:
- creare o recuperare un xFIR,
- inserire quantità e dati di viaggio in tempo reale,
- firmare dove richiesto dal tuo ruolo,
- registrare trasbordi, soste, note e allegati durante il trasporto.
Ogni dispositivo mobile è associato all’unità locale e agli utenti autorizzati tramite QR RENTRI, così che firme e operazioni risultino sempre attribuite correttamente.
Attivazione firma remota RENTRI da app
La firma remota viene attivata con una procedura guidata:
- l’azienda censisce l’operatore in RENTRI;
- genera QR code + PIN per associare il dispositivo;
- l’utente scansiona il QR, inserisce il PIN e attiva la firma;
- ogni firma avviene con OTP e resta tracciata sull’utente.
Conclusione
L’xFIR è il nuovo standard digitale del RENTRI per il trasporto dei rifiuti: un documento progressivo, condiviso tra filiera, firmato nei passaggi chiave e concluso con una copia completa da conservare a norma. Dal 13 febbraio 2026 diventerà ordinario per molti operatori iscritti al RENTRI e per tutti i soggetti che movimentano rifiuti con loro.
Il passaggio al digitale non è un salto nel buio: una volta compresi ruoli, fasi e firme, l’xFIR rende il processo più ordinato del cartaceo. E dal 13 febbraio 2026, l’intero ciclo del formulario digitale sarà gestibile con Rifiuti Guru in modo lineare e sicuro, sia da desktop sia tramite app, con stati chiari, azioni guidate e pieno rispetto delle regole RENTRI.
Domande frequenti sull'XFIR
L’entrata in vigore dell’xFIR è fissata al 13 febbraio 2026 per i soggetti obbligati. Da quella data il formulario rifiuti digitale xFIR diventa lo standard operativo per le movimentazioni previste dal RENTRI.
La scadenza chiave è il 13 febbraio 2026, avvio dell’obbligo. Dopo l’emissione, le tempistiche operative riguardano firma, restituzione della copia completa e trasmissione dati RENTRI per i rifiuti pericolosi, secondo i termini stabiliti.
Sono obbligate le imprese iscritte al RENTRI per tipologia di attività e dimensione, in particolare i produttori/detentori che generano rifiuti da lavorazioni industriali, artigianali o di trattamento con più di 10 dipendenti, oltre a chi movimenta rifiuti pericolosi all’interno della filiera digitale.
Dipende dall’obbligo del produttore/detentore. Per molti iscritti RENTRI l’xFIR è obbligatorio sia per pericolosi che non pericolosi. Per altri settori o imprese più piccole, l’obbligo resta solo sui pericolosi, mentre sui non pericolosi può esserci facoltà di uso digitale.
L’xFIR come funziona: è un file digitale progressivo che si compila e firma per fasi. Il produttore lo emette e vidima, produttore e trasportatore firmano prima della partenza, il trasportatore integra eventuali eventi di viaggio, l’impianto firma l’esito finale generando la copia completa.
L’xFIR nasce digitale, resta digitale fino alla conservazione e si completa in più passaggi con firme elettroniche. Il FIR cartaceo, invece, è statico e non prevede un flusso progressivo firmato lungo tutta la filiera.
Le firme digitali dell’xFIR RENTRI avvengono nei momenti previsti: produttore/detentore e trasportatore iniziale firmano prima della partenza; ogni nuovo trasportatore firma la presa in carico in caso di trasbordo; il destinatario firma l’accettazione o il respingimento a destino.
Sono ammessi gli strumenti previsti dal RENTRI: firma elettronica qualificata eIDAS, firma elettronica avanzata con CIE o TS-CNS e firma remota RENTRI con OTP, valida nell’ecosistema digitale del formulario.
Dopo la firma iniziale, i dati principali dell’xFIR diventano immodificabili. Per questo è essenziale verificare CER, quantità, soggetti e dati di viaggio prima della firma. Le modifiche successive sono permesse solo nei casi e nelle sezioni previste (annotazioni/allegati).
In caso di trasbordo totale o parziale, si aggiorna lo stesso xFIR: il trasportatore registra l’evento nel file digitale e lo firma; se entra un nuovo trasportatore, firma la presa in carico nello stesso formulario, senza creare un documento nuovo.
Se il destinatario respinge totalmente o parzialmente, l’xFIR resta lo stesso: si indica un nuovo impianto o il ritorno al produttore nello stesso file digitale, e il trasporto prosegue senza emissione di un nuovo formulario.
Dopo la firma del destinatario si genera la copia completa. L’impianto la restituisce entro 2 giorni lavorativi, gli altri soggetti la scaricano entro 90 giorni e poi va avviata alla conservazione digitale a norma.
Per i pericolosi: produttore/detentore e trasportatore trasmettono entro 10 giorni lavorativi (da scarico o consegna), il destinatario entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico. Si inviano i dati della copia completa, con eventuale integrazione successiva se non disponibile subito.
L’app RENTRI è il riferimento istituzionale per firma e consultazione degli xFIR, utile quando occorre visualizzare o sottoscrivere un formulario digitale nei passaggi previsti dalla filiera.
Sì. Dal 13 febbraio 2026 l’xFIR sarà gestibile in modo completo con Rifiuti Guru, sia da web app sia da app mobile: emissione e vidimazione, compilazione guidata, firme digitali, integrazioni in viaggio (trasbordi/soste/annotazioni), esito a destino, copia completa e archiviazione conforme.
