Nella digitalizzazione della gestione dei rifiuti aziendali introdotta dal RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti), una componente fondamentale è l’obbligo della conservazione digitale dei registri di carico e scarico vidimati, che sostituisce il tradizionale sistema cartaceo. Questo processo garantisce che il documento mantenga il suo valore giuridico, civile e fiscale grazie all’ ‘estrazione statica dei dati da trasferire, all’apposizione di una firma digitale, di una marca temporale e alla registrazione dei log di sistema.
Per essere a norma, la conservazione digitale dei documenti deve garantire validità legale, autenticità e immodificabilità nel tempo. Nel contesto del RENTRI, la conservazione digitale è obbligatoria per tutti gli operatori coinvolti nella gestione dei rifiuti, assicurando il rispetto delle normative vigenti.
I registri di carico e scarico dei rifiuti devono essere conservati in formato elettronico secondo requisiti tecnici e normativi ben precisi:
I documenti devono presentare i log di sistema che attestano l'evoluzione del documento.
La marca temporale e la firma elettronica qualificata o avanzata certifica la data certa del documento e ne impedisce alterazioni future.
I documenti devono essere sempre disponibili per eventuali controlli e devono essere archiviati secondo i modelli standard indicati.
Le Modalità operative del Decreto Direttoriale n. 143/2023 stabiliscono le regole per la tenuta digitale del registro di carico e scarico dei rifiuti, equiparandoli ai registri IVA e contabili in termini di gestione documentale. Le principali disposizioni includono:
Il processo di conservazione digitale prevede diverse fasi, come descritto nelle disposizioni delle «Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici- maggio 2021» in vigore dal 1° gennaio 2022:
L’operatore, attraverso il proprio sistema gestionale, produce il registro cronologico di carico e scarico in formato XML, che diventa il Pacchetto di Versamento (PdV).
Il responsabile del versamento firma digitalmente il documento e appone la marca temporale per garantirne autenticità e immodificabilità.
Il documento viene inviato al servizio di conservazione digitale, che verifica la conformità dei dati.
Il sistema rilascia un documento di conferma che attesta l’avvenuto invio e la presa in carico del file.
Il documento viene sigillato digitalmente e archiviato in modo definitivo. Da questo momento, non potrà più essere modificato.
Queste operazioni garantiscono che i registri siano sempre disponibili per controlli, verifiche e ispezioni, mantenendo la conformità normativa.
Il Responsabile della Conservazione è una figura chiave nel processo di conservazione digitale dei documenti e deve assicurare che la gestione dei registri avvenga in conformità con le linee guida AgID e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Principali responsabilità del Responsabile della Conservazione:
Predisporre il Manuale di conservazione: Si occupa di stabilire gli standard e ne cura gli aggiornamenti periodici in caso cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnici.
Adottare un sistema di conservazione digitale conforme offre numerosi vantaggi alle aziende:
Rifiuti Guru, grazie all’esperienza di StudioBoost nel settore della conservazione a norma, ti garantisce la gestione digitale dei registri di carico e scarico obbligatoria conforme alle disposizioni della Normativa. Rifiuti Guru semplifica ogni fase della conservazione digitale, garantendo sicurezza, efficienza e piena conformità normativa. Evita sanzioni e migliora la gestione dei rifiuti aziendali.
Tutte le aziende coinvolte nella gestione dei rifiuti sono obbligate a conservare digitalmente i registri, secondo quanto stabilito dal registro elettronico nazionale RENTRI e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Il mancato rispetto delle normative vigenti può comportare sanzioni amministrative e, in alcuni casi, responsabilità legali per l’azienda e per il responsabile della conservazione.
I registri di carico e scarico dei rifiuti devono essere conservati per almeno tre anni, come previsto dal Ministero dell’Ambiente. Tuttavia, è consigliato mantenerli per un periodo più lungo in caso di eventuali verifiche.
La conservazione digitale deve rispettare i seguenti requisiti:
L’iscrizione al RENTRI è obbligatoria e deve essere effettuata tramite il portale ufficiale. Dopo la registrazione, l’azienda potrà accedere ai servizi di carico e scarico dei rifiuti e alla vidimazione digitale dei registri.
La conservazione digitale RENTRI garantisce la validità legale, l’autenticità e l’immodificabilità dei registri di carico e scarico dei rifiuti, rispettando i requisiti imposti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee guida AgID. Questo processo prevede l’uso di firma digitale, marca temporale e un sistema di gestione certificato che assicura la validità del documento nel tempo.
L’archiviazione elettronica, invece, è una semplice memorizzazione di documenti digitali senza particolari vincoli normativi. Non garantisce l’autenticità né l’immodificabilità del contenuto, rendendola inadeguata per i documenti che devono avere valore legale e probatorio.
Per le aziende obbligate alla gestione dei rifiuti tramite RENTRI, è essenziale adottare un sistema di conservazione digitale a norma, evitando soluzioni di sola archiviazione elettronica che potrebbero esporre l’azienda a rischi di non conformità e sanzioni.
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