Cos’è la conservazione a norma RENTRI e perché è obbligatoria
Con l’entrata in vigore del D.M. 59/2023 e l’istituzione del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI), tutte le imprese coinvolte nella produzione, nel trasporto e nella gestione dei rifiuti devono adeguarsi alle nuove regole in materia di conservazione a norma RENTRI.
La normativa prevede l’archiviazione digitale rifiuti in modalità a norma, con una serie di obblighi stringenti sia per quanto riguarda la conservazione a norma dei registri rifiuti, sia per i FIR digitali e altri documenti digitali obbligatori RENTRI, come i PdV (Prospetti di Verifica).
Gli obblighi normativi in materia di conservazione RENTRI
Secondo quanto stabilito dalla normativa vigente, i documenti trasmessi o generati nel sistema RENTRI devono essere:
- Conservati in formato digitale con requisiti di immodificabilità e integrità
- Firmati digitalmente ove previsto
- Gestiti da un responsabile della conservazione digitale, con processi documentati e controllati
- Mantenuti per i tempi minimi previsti (in genere 5 anni, ma possono variare in base alla tipologia di documento)
Il rispetto di queste regole è essenziale per evitare sanzioni amministrative e garantire la validità probatoria dei documenti in sede di controlli.
Tempi di conservazione e responsabilità
Il tempo di conservazione dei registri rifiuti e dei FIR digitali deve essere calcolato a partire dalla data di sottoscrizione o chiusura del documento. In questo contesto, assume un ruolo cruciale il responsabile della conservazione digitale, figura obbligatoria per ogni impresa che opera con il RENTRI.
Questo soggetto ha il compito di vigilare sulla conformità della conservazione e sull’adozione di sistemi adeguati per garantire integrità, autenticità e accessibilità dei documenti nel tempo.
Perché la conservazione a norma non è solo archiviazione
Attenzione: conservare a norma non significa semplicemente salvare un file PDF. È necessario rispettare un processo certificato, conforme a quanto stabilito dalle linee guida AgID, che impone precise fasi operative tra cui:
- Acquisizione strutturata dei documenti
- Applicazione della firma e marca temporale
- Registrazione in un sistema di conservazione accreditato
- Tracciabilità e auditabilità del ciclo documentale
Per chi cerca un modo semplice per rispettare tutti questi passaggi, il supporto di un software verticale è fondamentale.
Come Rifiuti Guru supporta la conservazione a norma RENTRI
Rifiuti Guru è un software progettato per gestire tutti gli adempimenti RENTRI, compresa la conservazione a norma dei documenti digitali rifiuti. Non solo automatizza le attività più complesse, ma garantisce anche il rispetto di ogni requisito previsto dalla normativa conservazione RENTRI.
- Integrazione con PdV, FIR digitali e registri cronologici
- Conservazione centralizzata e sicura
- Nomina e gestione del responsabile della conservazione digitale
Per approfondire tutte le funzionalità disponibili, visita la pagina dedicata alla conservazione digitale RENTRI.
Conclusioni
La conservazione a norma RENTRI non è un semplice adempimento, ma un passaggio cruciale per garantire la tracciabilità e la conformità nella gestione digitale dei rifiuti. Comprendere gli obblighi e adottare soluzioni adeguate è oggi indispensabile per operare in sicurezza e nel rispetto delle regole.
